Intervju z načelnico Upravne enote Domžale
Ste vedeli, da je Upravna enota Domžale ena večjih v Sloveniji? Ste tudi vi med tistimi, ki so mu v teh mesecih »potekli dokumenti«? Kako dolgo lahko še uporabljate vozniško dovoljenje v obliki roza knjižice in kaj imata skupnega upravna enota in občina? Na ta in vsa ostala vprašanja nam je prijazno odgovorila nova načelnica Upravne enote Domžale, Ivica Vozelj.
Vsak izmed nas se je vsaj enkrat v življenju že oglasil na upravni enoti, pa vendarle mnogi še vedno ne vedo, katere so ključne naloge upravne enote oziroma kaj sodi med vaše pristojnosti?
Upravna enota je ustanovljena za opravljanje nalog državne uprave na teritorialni ravni in odloča na prvi stopnji v upravnih stvareh iz državne pristojnosti, če z zakonom za posamezne upravne stvari ni določeno drugače. Je tista veja izvršilne oblasti, ki je najbližje državljanom, je njihov servis in z njimi v stalnem stiku.
Res je, kot ste omenili, da se skoraj vsak vsaj enkrat v življenju sreča z našimi storitvami, saj v upravni enoti izdajamo osebne dokumente (osebne izkaznice in potne liste), vozniška dovoljenja, urejamo statuse kmetov, gradbena in uporabna dovoljenja, dovoljenja povezana z nabavo in odjavo orožja in streliva, izpise iz matičnih knjig, dovoljenja za prireditve, dovoljenja za tujce, odobritve pravnega prometa kmetijskih zemljišč, urejamo prijavo in odjavo bivališča, registracijo vozil, registracijo in prenehanje društev, GERK-ov, pridobitev državljanstva, sklenitev zakonske zveze, pridobitev statusa in pravic vojnega veterana, žrtev vojnega nasilja ter civilnih in vojnih invalidov vojne, pridobitev tehničnih in drugih pripomočke za invalide, razlastitve in omejitve uporabe nepremičnin….
Naštela sem le nekaj najpogostejših nalog, ki se nanašajo neposredno na stranke. Vse ostale (tudi spremljajoče), ki jih nisem omenila, pa niso nič manj pomembne.
Prav tako občani še vedno govorimo, da »gremo na občino«, ko v resnici urejamo stvari pri vas, na upravni enoti. Ta torej ni del občine, kot si številni predstavljajo …
Pravzaprav smo res včasih vse urejali na občini. V začetku leta 1995 pa sta, kot posledica reforme upravnega sistema, nastali dve novi organizacijski obliki, upravna enota in občina. Upravne enote, ki jih je 58, so se oblikovale na območju takratnih Občin in pa mesta Ljubljana. Novo nastale občine (danes jih je 212) so prevzele v upravljanje le zadeve lokalnega pomena, državna uprava (upravne enote) pa je s 1.1.1995 prevzela od občin državne upravne naloge. Tako sta to dva povsem ločena organa. Vendar pa je sedež upravne enote na večini lokacijah, kot tudi v Domžalah, ostal v prostorih občine. Mogoče tudi zaradi tega ljudje še vedno zamenjujejo občino in upravno enoto in kot pravite, ko gredo naše stranke urejat zadeve na Ljubljansko cesto 69, praviloma rečejo, da »gredo na občino«. Dejansko stanje pa je takšno, da večina strank, ki pride v zgradbo na navedenem naslovu potrebuje oziroma išče storitve upravne enote.
To pomeni, da ste v občinski stavbi le najemnik. Ali še kako drugače sodelujete?
Upravna enota ima, kot sem že omenila, svoje poslovne prostore v stavbi, ki je v lasti Občine Domžale. Glede na zakonsko ureditev, ki je veljala ob reorganizaciji leta 1995 imamo prostore brezplačno v uporabi, s tem, da plačujemo svoj delež obratovalnih stroškov in pa tekoče vzdrževanje. Prav veliko drugih skupnih točk, vsaj glede uradnega poslovanja, z občino nimamo, saj opravljamo vsak svoje naloge, upravna enota s področja pristojnosti državne uprave, občina pa s področja lokalne samouprave. Dejansko nam je skupno le to, da vsi delamo za pretežno iste stranke. Vendar moram vseeno povedati, da je, takrat, ko je to potrebno, naše medsebojno sodelovanje zelo dobro.
UE Domžale je ena večjih v državi. Koliko oseb je zaposlenih pri vas?
Res je. Upravne enote so glede na število prebivalcev, ki ga enota pokriva razdeljene v tri skupine: male upravne enote (do 18.000 prebivalcev), srednje upravne enote (od 18.001 do 50.000 prebivalcev) in velike upravne enote (nad 50.000 prebivalcev). Glede na to, da je, po zadnjih statističnih podatkih, na območju Upravne enote Domžale več kot 58.000 prebivalcev, spada naša upravna enota med deset velikih upravnih enot v državi.
Trenutno je v Upravni enoti Domžale zaposlenih 42 javnih uslužbencev. Število zaposlenih se je zadnja leta vseskozi zmanjševalo, kljub temu, da se število prebivalcev na območju Upravne enote Domžale vsako leto povečuje, posledično s tem pa se nam povečuje tudi število upravnih zadev in drugih nalog. Tako smo lani rešili 23.080 upravnih zadev, kar je dobrih 10 odstotkov več, kot leto prej. Glede na primerljive upravne enote imamo najmanj zaposlenih javnih uslužbencev na prebivalca, kar posledično pomeni, da imamo največ rešenih upravnih zadev na zaposlenega med upravnimi enotami. Če povem še drugače, smo ena najbolj produktivnih upravnih enot v državi. Kljub temu se trudimo, da za naše stranke poslujemo hitro, kvalitetno, v skladu s predpisi in brez nepotrebnega birokratskega zapletanja. Vse to pa je možno le z dobro strokovno usposobljenimi zaposlenimi. Seveda prihaja v času dopustov in nepredvidenih odsotnosti kdaj tudi do kadrovskih težav, vendar se trudimo s prerazporejanjem uradnikov in medsebojnim nadomeščanjem preprečevati, da bi se zaradi tega čakalne dobe, za pridobitev posamezne pravice strank, podaljšale.
Kaj vas je motiviralo za kandidaturo načelnice UE?
Kandidatura za vodenje velike upravne enote je bila neke vrste logično nadaljevanje moje karierne poti, saj sem svojo poklicno pot začela na Občini Litija (v tem času sem opravila tudi pravosodni izpit), kjer sem bila do reorganizacije leta 1995, ko sem začela delati na Upravni enoti Litija kot namestnica načelnika in vodja oddelka. Vmes sem za tri leta prevzela vodenje občinske uprave Občine Litija. Ko se je torej izpraznilo delovno mesto načelnika na upravni enoti Domžale, glede na to, da imam kar nekaj vodstvenih in strokovnih (pravniških) izkušenj v državni upravi in lokalni samoupravi ter ogromno pozitivne energije, odločitev za kandidiranje na to delovno mesto ni bila težka. Poleg tega pa mi je pomenilo zamenjava delovnega okolja tudi nov strokovni izziv.
Vodenje ste prevzeli po večdesetletnem načelovanju Branka Heferleta, ki se je upokojil. Ga je bilo težko naslediti in v kakšnem stanju ste prevzeli UE?
Res je. Moj predhodnik je bil na mestu načelnika vse od ustanovitve Upravne enote Domžale dalje in jo je uspešno vodil več kot dvajset let. Očitno je, da se je zavedal, da so dobra organizacija in pa dobro strokovno usposobljeni zaposleni, glavni potencial uspešnega organa. Zaradi tako postavljene organizacije mi ni bilo težko nadaljevati z vodenjem upravne enote. Seveda vsak človek ali nov vodja, če hočete, s seboj prinese svoj stil, svoj način vodenja in poglede na stvari s svojega zornega kota. Kot sem že povedala, sem si v prejšnjih službah nabrala kar nekaj »kilometrine« kot vodja in skozi leta sem si oblikovala svoj način komunikacije in vodenja sodelavcev. Do sedaj se je pokazal ustrezen, kot zadovoljstvo vseh tistih zaposlenih, ki želijo svoje delo opravljati vestno, strokovno, korektno in z zavedanjem, da je upravna enota vsakodnevni servis in podpora državljanom.
Kakšna so vaša načela pri delu z ljudmi?
Danes živimo v času hitrih sprememb in visoke tehnologije, zato je izobrazba in strokovna usposobljenost za dobro opravljanje nalog sama po sebi umevna. Vendar pa je, po mojem osebnem prepričanju, za uspešno delo z ljudmi potrebno imeti visoko razvito čustveno inteligenco. Še posebej to pride do izraza pri našem delu, glede na to, da sta bistveni sestavini čustvene inteligence prilagodljiva sposobnost reševanja problemov ter realno ocenjevanje situacij. Menim, da bolj, kot je delo zahtevno, bolj je čustvena inteligentnost odločilna in pomembna. Čustveno odzivanje v odnosu do sodelavcev, strank oziroma vseh tistih, s katerimi stopamo v medsebojne odnose, odločilno vpliva na učinkovitost in rezultate. Zato je pomembno, da znamo oziroma smo sposobni najprej obvladovati sebe in svoje odnose z drugimi, kajti bolj kot se poznamo, bolj smo sposobni razumeti čustvovanje in odzive drugih.
Lahko izpostavite najprijetnejši in najtežji del vašega poklica?
Seveda, tako kot v vsakem poklicu, tudi pri vodenju upravne enote, pride do težkih in lepih situacij. Vedeti morate, da na upravni enoti odločamo o pravicah in obveznostih naših strank s področja upravnih zadev na prvi stopnji. Vedno na prvo mesto postavljamo profesionalen odnos do lastnega dela in naših strank. Predvsem se trudimo, da delamo tako, da vedno iščemo rešitev in strankam ugodimo, seveda, če je rešitev njihove zadeve skladna z zakonodajo. Vendar pa to ni vedno mogoče, zato lahko v takšnih situacijah, posebno, če se odločitev strankam ne zdi »življenjska«, pride tudi do nezadovoljstva in slabe volje. Vendar praviloma dobivamo od občank in občanov zelo prijazen odziv in pohvale. Te pa so za naše delo najboljše plačilo in še večji motiv, ker so nam potrditev, da smo na pravi poti.
Kaj so pri delu vaše prioritete, cilji za prihodnost delovanja UE?
Upravna enota je usmerjena k uporabniku in kakovostnim javnim storitvam, tako, da smo in bomo še naprej prijazen in kvaliteten servis za državljane, ne glede na spol, veroizpoved, politično prepričanje, družbeni položaj, starost, raso. S kvalitetnim delom zagotavljamo zakonito, uspešno in učinkovito vodenje upravnih postopkov na prvi stopnji in opravljanje drugih upravnih nalog tako, da stranke pridejo v čim krajšem času do svojih storitev.
Na zagotovitev zakonitega, učinkovitega in uspešnega dela pomembno vpliva zadovoljstvo zaposlenih, kajti moč organa predstavljajo zaposleni z znanjem, veščinami in sposobnostmi. Zato je naša druga prioriteta zagotoviti dobro delovno klimo in motivacijo zaposlenih, kar je v času, ko smo še vedno v »varčevalnih ukrepih« težko in odgovorno delo, po drugi strani pa tudi prednost, saj v ospredje pride nematerialna motivacija, ki je velikokrat celo učinkovitejša. Z gotovostjo pa lahko trdim, da so naši zaposleni, poleg tega, da so strokovni, tudi zelo prijazni do strank. Poleg tega se vseskozi izobražujejo, sledijo vsem spremembah formalnih in materialnih predpisov ter strmijo za tem, da bi bili »vedno boljši« in ne le, da bi zgolj «bili dobri«.
Načrtujete morebitne spremembe?
V tem trenutku kakšnih večjih sprememb, ne organizacijskih, ne prostorskih, ne načrtujemo, niti niso potrebne. Vendar pa pri delu sproti uvajamo novosti, spremembe, s katerimi poskušamo organizirati delo tako, da stranke čim hitreje pridejo do svojih storitev, predvsem pa, da ne bi prihajalo do čakalnih vrst. Zaradi tega smo uvedli vročanje osebnih dokumentov na posebnem okencu v sprejemni pisarni, usposobili še eno okence na notranjih zadevah, po potrebi, ob povečanem obisku strank, odpremo še dodatno delovno mesto.
Sicer prihajate iz Zasavja. Kako vam je všeč naše mesto, kaj pogrešate?
Res je. Prihajam iz Občine Zagorje, ki ima samo mesto zelo lepo urejeno. Zato morda v centru Domžal malo pogrešam kaj podobnega, pogrešam tudi kakšno krožišče več. Drugače se pa vidi, da je življenjski standard in vsakodnevno življenje v domžalski občini na visokem nivoju, kar je zaslediti tudi iz statističnih podatkov in v medijih. Morda bo nekako pričakovano, vendar povsem iskreno lahko povem, da se tudi sama tukaj zelo dobro počutim že od prvega dneva dalje, tako v službi, kot zunaj nje.
Kaj pa občani? Jih srečujete zgolj po poslovni, ali tudi po družabni poti?
Za enkrat moram priznati, da se z občani Občine Domžale in pa občani ostalih občin, ki spadajo pod našo upravno enoto, srečujem bolj po poslovni poti. Moram pa povedati, da sem do sedaj imela z vsemi, s katerimi sem se srečala, le pozitivne izkušnje.
Kako najraje preživljate prosti čas?
Vprašanje, ki si ga v teh časih tudi sama večkrat zastavim. Saj veste, kako je s prostim časom. Vedno ga je premalo. Vendar pa se takrat, ko ga imam, zelo rada odpravim na sprehod, na kakšen hrib, kjer uživam v naravi in razgledu, ali pa vzamem v roke kakšno dobro knjigo. Me pa, zdaj že odrasla sinova, kdaj pa kdaj »zapeljeta« tudi v kakšne manj običajne igre, kot je na primer metanje baseball žoge ali streljanje z lokom. Včasih sem tudi veliko kolesarila, vendar moram priznati, da sem v zadnjih letih to malo opustila. Če pa le imam čas, se udeležim telovadbe v domačem kraju.
Imate za občane, vaše stranke, kakšen poseben nasvet?
Naše stranke bi pozvala, da se v primerih, v katerih je to mogoče, poslužujejo elektronskega načina poslovanja, saj je bilo na področju e-uprave v zadnjih letih zelo veliko narejenega. Spletna stran Moja e-Uprava, ki je dostopna na internetni povezavi: https://e-uprava.gov.si/, na enem mestu omogoča vpogled v podatke, vloge, premoženje in sodelovanje z državo. Za uporabo vseh navedenih storitev, ki jih omogoča e-Uprava, je potrebno imeti kvalificirano digitalno potrdilo, za pridobitev le-tega pa lahko vlogo stranke oddajo pri nas ali na katerikoli drugi upravni enoti.
V prihodnih letih se bo iztekla veljavnost precejšnemu številu osebnih dokumentov, zato naj stranke preverjajo veljavnost svojih osebnih dokumentov in pravočasno zaprosijo za nove. Pomembno je vedeti tudi, da je rok za zamenjavo starih (roza) vozniških dovoljenj, ki je bil določen do konca aprila 2018, za nova vozniška dovoljenja (plastične kartice), podaljšan do 19. 1. 2023. Seveda, če pa veljavnost poteče prej, ga je potrebno takrat zamenjati.
Povem naj še, da se je sredi avgusta začel uporabljati nov Zakon o prijavi prebivališča, s katerim upravna enota pridobiva nekatere nove naloge, med njimi naj izpostavim naloge prekrškovnega organa. To pomeni, da bo morala upravna enota v primeru, ko stranka ne bo imela prijavljenega prebivališča na naslovu, kjer tudi dejansko prebiva, uvesti postopek o prekršku in izreči denarno kazen. Da ne bi prihajalo do slabe volje, še na tem mestu pozivam vse občane, da dosledno urejajo prijavo in odjavo svojih začasnih in stalnih prebivališč.
Na koncu naj dodam, da kljub vsem našim prizadevanjem, ob »špicah«, ki so predvsem ob sredah popoldne ter ponedeljek in petek dopoldne, prihaja do čakalnih vrst. Zato izkoriščam to priložnost in naše občanke in občane obveščam, da zadeve lahko na upravni enoti urejajo tudi ob torkih. Glede na to, da včasih ob torkih ni bilo uradnih ur, imam občutek, da se pri naših strankah ta dan še kar ni »prijel«.
Tjaša Banko
